電話秘書と言うからには、こちらが望む電話対応をしてほしいと思うのは当然です。
しかし、電話対応をするのは自分では無いので、思い通りに対応をしてくれるかが不安です。そんな、不安を少しでも解消するには、こちらの意向を電話秘書に伝えておく事です。長い間、電話秘書を頼んでいた場合は、色々な対応方法を学習しているので、間違った対応がされることは少ないですが、新規で依頼した場合は、初めての事ばかりなので、電話秘書側も不安になる事ばかりです。
そんな時に重要なのは、対応マニュアルです。こちらで、対応してほしい内容を、マニュアル化しておき、それに沿って対応してもらえれば、こちらの不安も対応側の不安もなくなります。マニュアルに無い事が起きた場合の対応方法も、明記しておきます。
マニュアルに無い場合は、自分に連絡を取って対応方法の指示を、受けてもらうようにします。そして、その対応をマニュアルに追加して対応に困らないようにします。このように、電話対応を続けてもらえば、かなり細かい部分でも困る事が少なくなるはずです。
電話秘書を上手に活用するには、秘書任せではなく、自分からの情報も秘書側に知らせて、二人三脚で自社の印象を作り上げる事が大事です。