電話秘書に求める事

電話秘書と言うからには、こちらが望む電話対応をしてほしいと思うのは当然です。しかし、電話対応をするのは自分では無いので、思い通りに対応をしてくれるかが不安です。そんな、不安を少しでも解消するには、こちらの意向を電話秘書に伝えておく事です。長い間、電話秘書を頼んでいた場合は、色々な対応方法を学習しているので、間違った対応がされることは少ないですが、新規で依頼した場合は、初めての事ばかりなので、電話秘書側も不安になる事ばかりです。そんな時に重要なのは、対応マニュアルです。

こちらで、対応してほしい内容を、マニュアル化しておき、それに沿って対応してもらえれば、こちらの不安も対応側の不安もなくなります。マニュアルに無い事が起きた場合の対応方法も、明記しておきます。マニュアルに無い場合は、自分に連絡を取って対応方法の指示を、受けてもらうようにします。そして、その対応をマニュアルに追加して対応に困らないようにします。

このように、電話対応を続けてもらえば、かなり細かい部分でも困る事が少なくなるはずです。電話秘書を上手に活用するには、秘書任せではなく、自分からの情報も秘書側に知らせて、二人三脚で自社の印象を作り上げる事が大事です。

電話秘書を頼むには

電話秘書を業務としている業者は、通常、電話代行業者が多いですが、業務代行業者や人材派遣業者、コールセンター代行業者なども行っています。どの業者も、こちらのスケジュールにあわせた電話対応をしてくれます。秘書と言う以上は、電話転送ではなく、対応を行ってくれる様になっています。電話転送だけを行う場合の料金は安価です。

どの業者も、電話対応を行う人材は、電話対応の訓練や教育を受けています。電話対応だけでなく、秘書の教育も受けさせている業者もあるので、業務を依頼する場合は、しっかりと対応してくれる担当者がいるか確認して依頼しましょう。確認方法としては、仕事の依頼の問い合わせをしてみる事です。その対応の仕方で、企業の電話対応に対する質が分かるはずです。そこから、安心して任せられる業者かを判断します。

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電話秘書に頼む内容も重要です。どこまでの対応をしてもらうのか、対応方法が分からない場合はどうするのかなど、指示をしっかりしておかないと、いくら電話対応のプロでも、困る事があります。この、依頼内容によっても、料金が違ってくるので、契約をする前に確認をしておきましょう。依頼する業者は電話代行業者でも業務代行業者などでも、しっかりとした教育を行っている業者がお勧めです。

電話秘書は何ができる

電話秘書は電話代行の一つですが、電話番号のみ貸出し、その電話を依頼者に転送し、電話対応は依頼者側がする場合は秘書とは言えず、電話代行とするのが正しいです。秘書と言う以上は、電話対応をしてくれる業務です。ただ、電話秘書を行ってくれる業者は、電話代行業者が行っています。

電話代行業者が行っている電話秘書が行う業務は、多種多様で、依頼者側の依頼内容で決まってきます。依頼できる内容は、依頼者側が望む、ほぼ全ての電話対応をしてくれます。その内容で、依頼料金は変わってくるので、電話代行業者と、打ち合わせをしておく事です。

通常は、電話受付をしてくれ、内容によっては、電話を転送してくれます。依頼者が電話に出られない場合は、不在である事を相手に伝えてくれ、その後の対応をしてくれます。依頼者が事前に対応方法を決めておくと、それに沿って対応してくれます。

対応してくれる電話代行業者側のスタッフは、秘書代行の教育を受け、電話対応についても教育を受けているので、好印象の対応をしてくれます。依頼者側のスケジュールも知らせておくと、それに合わせた対応もしてくれます。つまり、依頼者の秘書になってくれるのです。ただ、担当スタッフとの打ち合わせを、細かくしておかないと、自分が望んでいない対応をされてしまう場合もあるので、気を付けましょう。特別な対応をして欲しい相手なども、知らせておくと、決められた対応やこちらの意向を伝えてくれます。上手に使うと、本当に秘書を雇っている様になり便利です。